Siarandepok.com – Komunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi, ide, dan pesan antara individu dan kelompok dalam suatu perusahaan atau institusi.
Komunikasi ini mencakup berbagai bentuk interaksi yang terjadi di dalam lingkungan kerja, baik secara verbal maupun non-verbal, formal maupun informal serta internal maupun eksternal.
Komunikasi yang efektif dalam organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan bersama, mengoordinasikan kegiatan, dan memastikan operasional yang efisien.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Komunikasi dalam organisasi adalah elemen kunci yang menentukan keberhasilan dan efisiensi operasi bisnis. Tanpa komunikasi yang efektif, organisasi tidak dapat menjalankan fungsi dasar seperti koordinasi kegiatan, berbagi informasi, dan mencapai tujuan bersama.
Komunikasi organisasi mencakup segala bentuk interaksi yang terjadi di dalam perusahaan, baik antara individu maupun kelompok.
Komunikasi ini bisa berbentuk verbal maupun non-verbal, formal maupun informal, dan internal maupun eksternal.
Jenis komunikasi organisasi meliputi komunikasi vertikal, horizontal, diagonal, formal, dan informal (Karina & Rustiana, 2019).
Komunikasi vertikal merujuk pada aliran informasi antara level hierarki yang berbeda dalam organisasi, seperti antara manajer dan bawahan.
Komunikasi horizontal terjadi antara individu atau departemen yang berada pada level hierarki yang sama, sementara komunikasi diagonal adalah interaksi yang terjadi antara individu dari level hierarki dan departemen yang berbeda.
Komunikasi formal terjadi melalui saluran resmi dan terstruktur, seperti memo, laporan, dan rapat formal.
Sementara komunikasi informal terjadi di luar saluran resmi, seperti obrolan santai di ruang istirahat atau diskusi di luar jam kerja.
Peran komunikasi yang efektif dalam menjalankan operasional organisasi
komunikasi yang efektif memainkan peran penting dalam berbagai aspek operasional organisasi.
Komunikasi yang baik memastikan bahwa semua anggota tim memahami tujuan bersama dan bekerja secara sinkron untuk mencapainya, yang mengurangi duplikasi upaya dan meningkatkan efisiensi.
Dengan aliran informasi yang tepat dan waktu yang sesuai, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Informasi yang akurat dan relevan sangat penting untuk analisis situasi dan pemilihan solusi terbaik.
Karyawan yang merasa informasi yang mereka butuhkan tersedia dan mereka dapat berkomunikasi dengan bebas cenderung lebih puas dan terlibat dalam pekerjaan mereka.
Hal ini dapat mengurangi turnover karyawan dan meningkatkan produktivitas.
Dalam situasi perubahan, seperti restrukturisasi atau pengenalan teknologi baru, komunikasi yang jelas dan terbuka sangat penting untuk mengurangi ketidakpastian dan resistensi.
Komunikasi juga membantu menanamkan nilai-nilai inti dan budaya perusahaan.
Melalui komunikasi yang konsisten, manajemen dapat memperkuat perilaku yang diinginkan dan membangun budaya kerja yang positif.
Meskipun penting, komunikasi dalam organisasi sering menghadapi berbagai tantangan yang dapat menghambat efektivitasnya.
Hambatan fisik, seperti jarak geografis antara kantor atau tim remote, dapat menghambat komunikasi.
Perbedaan persepsi, kepercayaan diri, dan pengalaman dapat mempengaruhi bagaimana pesan diterima dan diinterpretasikan.
Struktur organisasi yang kompleks dengan banyak lapisan hierarki dapat memperlambat aliran informasi dan menyebabkan distorsi pesan. Dalam organisasi multinasional, perbedaan bahasa dapat menyebabkan kesalahpahaman.
Hambatan teknologi, seperti kegagalan teknis atau ketidakmampuan menggunakan alat komunikasi tertentu, juga dapat menjadi kendala.
Oleh karenanya, untuk mengatasi tantangan ini dan meningkatkan komunikasi dalam organisasi, beberapa strategi dapat diterapkan.
Menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk memastikan pesan dapat disampaikan dan diterima dengan baik adalah salah satu cara efektif.
Misalnya, email untuk komunikasi formal, aplikasi chat untuk komunikasi cepat, dan video conference untuk diskusi jarak jauh.
Pelatihan keterampilan komunikasi untuk karyawan dapat membantu meningkatkan kemampuan mereka dalam menyampaikan pesan secara jelas dan efektif.
Hal Ini termasuk keterampilan mendengarkan, berbicara di depan umum, dan menulis.
Mendorong dialog terbuka antara manajemen dan karyawan melalui forum seperti town hall meetings, sesi tanya jawab, dan kotak saran membantu membangun kepercayaan dan memastikan bahwa semua suara didengar.
Menggunakan teknologi komunikasi modern seperti intranet perusahaan, aplikasi kolaborasi, dan media sosial internal untuk memfasilitasi aliran informasi dan kolaborasi juga penting.
Mendefinisikan dan mendokumentasikan proses komunikasi untuk memastikan bahwa semua anggota organisasi memahami bagaimana dan kapan informasi harus dibagikan, serta menggunakan survei kepuasan karyawan, dan wawancara.
Bertujuan untuk mengukur efektivitas komunikasi dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Salah satu komunikasi organisasi juga dilakukan oleh PT Telkom Indonesia. Perusahan tersebut menggunakan berbagai bentuk komunikasi organisasi untuk mendukung operasionalnya.
Komunikasi vertikal dilakukan melalui email, memo, dan rapat untuk menyampaikan informasi penting dari manajemen ke karyawan, serta survei dan laporan untuk umpan balik dari karyawan ke manajemen.
Komunikasi horizontal terjadi antar departemen melalui aplikasi kolaborasi seperti Microsoft Teams dan Slack, serta rapat proyek untuk memastikan koordinasi antar tim.
Komunikasi diagonal melibatkan tim proyek multidisiplin dan pelatihan yang mencakup berbagai departemen dan level hierarki, meningkatkan sinergi lintas fungsi.
Dilansir dari laman website resminya, komunikasi formal mencakup siaran pers dan laporan tahunan yang disampaikan kepada pemegang saham dan publik.
Sedangkan komunikasi informal terjadi melalui obrolan santai dan kegiatan sosial karyawan, memperkuat hubungan interpersonal.
Komunikasi eksternal dilakukan melalui media sosial untuk berinteraksi dengan pelanggan dan publik, serta layanan pelanggan melalui call center dan live chat untuk menangani masalah secara responsif.
Dengan strategi komunikasi yang efektif ini, PT Telkom Indonesia dapat memastikan aliran informasi yang lancar, karyawan yang terlibat, dan hubungan baik dengan pelanggan, mendukung keberhasilan dan efisiensi operasional perusahaan.
Komunikasi yang efektif adalah pondasi dari keberhasilan organisasi. Dengan memahami jenis-jenis komunikasi, pentingnya komunikasi yang baik, tantangan yang dihadapi, dan strategi untuk meningkatkannya.
Organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang produktif, harmonis, dan inovatif.
Melalui upaya terus-menerus untuk memperbaiki komunikasi, organisasi dapat mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih efisien dan memastikan kepuasan serta keterlibatan karyawan yang tinggi.
Komunikasi yang baik bukan hanya tentang berbicara dan mendengar, tetapi juga tentang membangun hubungan, berbagi visi, dan bekerja bersama meraih kesuksesan. ***
(Dipo Prasetya)
Foto: Freepik
